Zawarcie umowy – w szczególności ustnej – bez odpowiedniego zabezpieczenia wiąże się z bardzo istotnymi i negatywnymi konsekwencjami. Nawet w przypadku dobrej kondycji majątkowej zleceniodawcy, źle skonstruowana umowa może uniemożliwić uzyskanie wynagrodzenia za wykonane roboty, a w najlepszym wypadku zmuszać do wszczęcia sporu sądowego, wiążącego się z długotrwałym dochodzeniem swoich roszczeń oraz dodatkowymi kosztami.
Sytuacja pogarsza się w przypadku złej kondycji majątkowej zleceniodawcy. W takiej sytuacji źle zabezpieczona umowa może całkowicie uniemożliwić odzyskanie należnych pieniędzy, nawet pomimo skutecznego przeprowadzenia postępowania sądowego i poniesienia wszystkich koniecznych kosztów postępowania.
Odpowiednie podejście do biznesu
Praktyka wskazuje, że znacznie korzystniej jest zainwestować pieniądze w skonstruowanie dobrych i dostosowanych do potrzeb konkretnego przedsiębiorcy umów, niż bezpowrotnie utracić wynagrodzenie w wyniku umów źle zabezpieczonych. Lepiej też jest ponieść koszty przygotowania dobrej umowy niż koszty dochodzenia swoich należności. Windykacja należności za wykonane roboty rozwiązuje jedynie pojedynczy przypadek niepłacącego kontrahenta, a nie ogólny problem przedsiębiorcy ze złym zabezpieczeniem własnych interesów.
Podczas zawierania umów lepszą pozycję ma ta strona, która przygotowuje umowę i przedstawia ją do podpisania drugiej stronie. Wprawdzie ponosi ona koszty przygotowania dokumentu, jednak zakładając, że będzie on stosowany w wielu podobnych transakcjach, wydatki te szybko się zwrócą. Ponadto strona przygotowująca umowę zwykle zawiera w niej postanowienia korzystne dla siebie. Wykonawcom oferującym usługi na rzecz konsumentów zaleca się zatem przygotowanie wzoru umowy, który będzie mógł być stosowany do wielu przypadków, a jednocześnie będzie należycie zabezpieczał ich interesy.
Sposobów zabezpieczania umów jest wiele, a ich zastosowanie powinno być dopasowane do charakteru dokonywanej transakcji tak, aby w sposób optymalny zwiększyć szanse skutecznego dochodzenia roszczeń. Równolegle z należytym zabezpieczaniem kontraktów należy zwrócić uwagę na sposób postępowania w relacjach ze zleceniodawcami, który niejednokrotnie ma kluczowe znaczenie. Brak odpowiedniego zachowania wykonawcy może bowiem doprowadzić do zniweczenia zabezpieczeń ustanowionych w umowie.
Odpowiednie zachowanie wykonawcy
Podstawową praktyką wykonawców robót budowlanych powinno być zawieranie umów w formie pisemnej, ewentualnie pisemne potwierdzanie ustaleń dokonywanych ustnie. W praktyce bardzo często zawiera się umowy ustne, które mimo że formalnie są w pełni skuteczne i wiążące, to w przypadku powstania sporu bardzo trudno jest udowodnić, jaki był zakres zlecenia, jakiej jakości towary lub usługi miały zostać dostarczone oraz w jakiej wysokości zostało przez strony ustalone wynagrodzenie.
Przy większych kwotach należy zatem bezwzględnie zawierać umowy na piśmie. W przypadku mniejszych kwot zalecane jest chociażby pisemne potwierdzenie zakresu robót, wysokości wynagrodzenia oraz innych istotnych ustaleń. W ostateczności powinno się przynajmniej e-mailowo potwierdzić ustalenia poczynione ustnie, aby pozostał ich ślad w wersji elektronicznej.
Niezwykle ważnym czynnikiem mającym wpływ na skuteczność dochodzenia roszczeń jest również stałe sprawdzanie płatności ze strony kontrahentów. Jeżeli zleceniodawca nie dokonał przelewu wynagrodzenia w terminie, należy niezwłocznie zareagować, aby miał on świadomość, że opóźnianie płatności nie będzie dla niego opłacalne.
W praktyce bardzo często można się zetknąć z sytuacją, w której zleceniodawcy nie będący w stanie lub nie chcący uregulować należności na rzecz wszystkich swoich kontrahentów, dokonują płatności na rzecz tych, którzy prowadzą przeciwko nim windykację lub zaplanowane działania mające na celu ściągnięcie należności. Najlepsze rezultaty daje przypominanie o płatności już w przypadku powstania kilkudniowego opóźnienia. Gdy opóźnienie przekracza 14 dni, należy podjąć bardziej kategoryczne działania prawne, obejmujące wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty oraz skierowanie pozwu o zapłatę. Statystyki pokazują, że dużo większe szanse na pełne zaspokojenie należności daje podjęcie działań windykacyjnych już po 14 dniach opóźnienia, niż po powstaniu opóźnienia 30-dniowego.
Doświadczenia z firmami, które znalazły się w stanie niewypłacalności lub ogłosiły upadłość pokazują, że w najgorszej sytuacji finansowej są ci wykonawcy, którzy czekali na zapłatę wynagrodzenia nie podejmując aktywnych działań windykacyjnych.
Odpowiednie postanowienia umowy
Najprostszym sposobem zabezpieczania umów jest takie konstruowanie postanowień umownych, aby zabezpieczyć prawidłowe wykonanie umowy z obu stron. Warto więc mieć przygotowane własne standardowe zapisy, charakterystyczne dla branży, w jakiej oferuje się usługi, np. w branży dekarskiej. Takie wzory powinny stanowić podstawę do konstruowania umów z poszczególnymi zleceniodawcami; w przypadku świadczenia usług na rzecz klientów indywidualnych wzory umów mogą być stosowane bez żadnych zmian. Niektórzy przedsiębiorcy świadczą usługi stosując wyłącznie jeden wzór, przygotowany dla swoich potrzeb i tylko na takich warunkach zawierają umowy. Jest to dobry sposób na pełne zabezpieczenie swoich interesów.
Ważne jest również zaznaczenie, że to wykonawca zwykle ponosi większe ryzyko umowy, ponieważ najpierw wykonuje on roboty, a dopiero później ma otrzymać wynagrodzenie za ich wykonanie. Dlatego to wykonawca powinien zwrócić większą uwagę na postanowienia umowy.
Praktyka pokazuje również, że im bardziej indywidualna specyfika i stopień skomplikowania usługi (jak np. przy robotach dekarskich), tym więcej uwagi i dokładności należy poświęcić podpisywanej umowie.
Mając na uwadze powyższe generalne wnioski, możemy przejść do opisu poszczególnych rodzajów zabezpieczeń – tych standardowych oraz tych rzadko stosowanych.
Wynagrodzenie płatne etapami
Jednym z prostych postanowień umowy, znacznie polepszającym sytuację wykonawcy, jest zapis o dokonywaniu płatności wynagrodzenia etapami, każdorazowo po wykonaniu samodzielnej części usługi. Takie rozwiązanie skutkuje koniecznością dokonania zapłaty za każdy wcześniejszy etap, aby otrzymać kolejną część usługi. Tego rodzaju warunki można w umowie uzupełnić o prawo odstąpienia od umowy, jeżeli druga strona nie ureguluje którejś z poszczególnych płatności.
Etapowanie nie jest typowym sposobem zabezpieczenia umowy, ale polega na takim ukształtowaniu standardowych postanowień umownych, które faktycznie stanowią zabezpieczenie interesów strony świadczącej usługi lub dostarczającej towary. Przykład ten pozwala pokazać, że nawet prostymi środkami możemy osiągnąć lepsze zabezpieczenie płatności swojego wynagrodzenia.
Weksel
Weksel to uniwersalny i dość popularny sposób zabezpieczenia roszczeń, który w przypadku braku zapłaty należności może być łatwo wykorzystany. Sposób ten nie wymaga również ponoszenia żadnych kosztów. Strona, która ma w przyszłości zapłacić określoną należność, podpisuje weksel oraz wydaje go drugiej stronie umowy. W samej umowie lub w osobnym dokumencie (tzw. deklaracji wekslowej) powinny zostać określone zasady wykorzystania weksla, co zabezpieczy wystawcę weksla przed wykorzystaniem go niezgodnie z prawem.
Gdy zamawiający nie płaci należności, posiadacz weksla ma możliwość szybkiego przeprowadzenia postępowania sądowego, a następnie prowadzenia egzekucji z majątku dłużnika w pełnym zakresie. Czas od złożenia pozwu do chwili, kiedy możliwa jest egzekucja należności za pośrednictwem komornika sądowego wynosi ok. 6-10 tygodni – bardzo krótko, jeśli weźmie się pod uwagę standardową długość postępowań sądowych.
W praktyce stosuje się również bardzo często weksel in blanco, wypełniony tylko częściowo, a nie zawierający m.in. kwoty należności. Dzięki temu weksel tego rodzaju może zabezpieczać szereg kolejnych transakcji, jeżeli nie został wykorzystany. Dopiero w chwili, gdy wystawca weksla nie ureguluje jakiejś należności, posiadacz weksla może go wypełnić na kwotę zaległych płatności i wykorzystać w postępowaniu sądowym.
Warto jednak pamiętać, że weksel jedynie przyspiesza postępowanie sądowe. Jeśli dłużnik nie posiada majątku, który można byłoby zlicytować, weksel będzie całkowicie nieprzydatny. Samo posiadanie weksla nie jest zatem pełnym zabezpieczenie – trzeba bowiem na bieżąco monitorować sytuację majątkową dłużnika i w razie opóźnień w płatności jak najszybciej podejmować czynności windykacyjne.
W drugiej części artykułu zostaną podjęte zagadnienia kolejnych sposobów zabezpieczenia umów.
CDN.
Bartłomiej Król
Radca prawny
Kancelaria Prawna
Błaszak Zawiślak Król
Adwokaci i radcowie prawni
www.kancelariabzk.pl
